Von 1.000 Euro im Monat
auf unter 100. Mit mehr Funktionen.
Mittelständischer Multi Channel Händler aus dem Medizinproduktebereich. 31.000 Artikel, 5 Vertriebskanäle, 6 Lager. Wir haben den kompletten Stack auf eigene Infrastruktur migriert. Hier ist, wie.
Über 1.000 Euro im Monat für Software, die nicht miteinander spricht.
Greyhound als Ticketsystem für 586 Euro im Monat. Eine Middleware für Artikelverwaltung und Kanalsteuerung. Dazu manuelle Prozesse überall: Rechnungsprüfung per Hand, Bestandspflege parallel in mehreren Systemen, Belegweitergabe an den Steuerberater per Mail.
31.000 Artikel in 43.000 Varianten über 5 Kanäle synchronisieren? Manuell. 600 Eingangsbelege pro Monat prüfen? Manuell. 9.400 Lagerplätze verwalten? Ohne digitale Unterstützung.
6 Phasen. Kein Big Bang.
Jede Phase produktiv, bevor die nächste startete. Parallelbetrieb der Altsysteme zur Absicherung. So entsteht Geschwindigkeit ohne Risiko.
Eigener Cloud Server, professionell abgesichert
Hetzner Cloud, Docker basiert. Reverse Proxy, automatisierte Updates, UFW und Fail2ban, Backup auf separate Storagebox mit verschlüsseltem Restore Test.
- Server unter /srv/apps/, sauber strukturiert
- Reverse Proxy mit automatischem Letsencrypt SSL
- Backups täglich, Restore Test pro Quartal
- Monitoring auf Disk, RAM, CPU, Containerstatus
Zammad mit 8 Mailkanälen, 160.000 historische E Mails
Migration von Greyhound (586 Euro/Monat) auf Zammad. Alle 8 Mailkanäle angebunden, automatisiertes Routing nach Absender, Betreff und Schlüsselworten. Vollständige Mailhistorie der letzten Jahre erhalten.
- 8 IMAP Postfächer importiert, Triggern abgeschaltet
- 160.000 E Mails migriert, ohne Datenverlust
- Routingregeln, Eskalationen, SLA Profile
- Parallelbetrieb mit Greyhound zur Absicherung
Paperless ngx mit 29.940 automatisch klassifizierten Dokumenten
Eingangsbelege per Scan und Mail in Paperless ngx, automatische Klassifikation nach Lieferant, Belegtyp und Zeitraum. OCR auf alle PDFs. Volltextsuche über den kompletten Bestand.
- 29.940 Bestandsdokumente migriert und klassifiziert
- OCR Pipeline auf alle eingehenden Belege
- Klassifikator trainiert auf bekannte Lieferanten
- Archivierung nach GoBD Vorgaben
Odoo Enterprise als zentrale Datenhaltung
Artikel, Lager, Einkauf, Verkauf, Buchhaltung in einem System. 31.000 Artikel mit 43.000 Varianten migriert, 9.400 Lagerplätze über 6 Standorte abgebildet. Chargen und Seriennummernverfolgung aktiv.
- 31.000 Artikel, 43.000 Varianten, sauber strukturiert
- 9.400 Lagerplätze, Meldebestände, Nachbestellvorschläge
- Buchhaltung mit GoBD konformer DATEV Anbindung
- Mehrstandort Logik mit Lagerumbuchungen
5 Vertriebskanäle bidirektional am ERP
Shopware (zwei Marken), Amazon, eBay, Hood. Artikelpflege zentral, Verteilung automatisch. Bestellungen kommen rein, Lagerbewegung passiert automatisch, Versand wird zurückgeschrieben.
- Bidirektionale Anbindung aller 5 Kanäle
- Automatisierte Dreiwegeprüfung bei 600 Belegen pro Monat
- Sendungsverfolgung mit Statusupdate per n8n
- Belegfluss vom Kanal bis zur DATEV Buchung
n8n Workflows und natürlichsprachliche Datenabfragen
Workflows für Bestellmonitoring, Lieferantenkommunikation, Eskalationen. KI Layer mit Anbindung an alle Geschäftsdaten, Abfragen wie Welche Lieferanten haben offene Rechnungen über 1.000 Euro funktionieren in natürlicher Sprache.
- n8n Schaltzentrale mit aktiven Produktivworkflows
- Eskalationsregeln auf Bestellfristen und Wareneingang
- KI Layer mit Zugriff auf ERP, Tickets, Dokumente
- Self Service Reporting für die Geschäftsführung
Sieben Bereiche, sieben Verbesserungen.
- Softwarekostenrund 1.000 Euro pro Monatunter 100 Euro pro Monat
- Datenkontrolleverteilt auf Drittanbietereigener Server, eigene Regeln
- Artikelverwaltungmanuelle Mehrfachpflege über 5 Kanälezentral im ERP, automatische Verteilung
- Rechnungsprüfung600 Belege pro Monat per Handautomatisierte Dreiwegeprüfung
- Lagersteuerungohne digitale UnterstützungEchtzeit Bestände, Nachbestellvorschläge
- Buchhaltungmanuelle Belegweitergabe per Mailautomatischer DATEV Export
- KI Zugangnicht vorhandennatürlichsprachliche Abfragen auf alle Daten
jährliche Einsparung, rein Software
geschätzt, jährlich
eigener Server, eigene Backups
Kein Big Bang.
Erst die Basis. Dann Ticketing. Dann Dokumente. Dann das ERP. Dann Integration. Dann Intelligenz. Jede Phase produktiv, bevor die nächste begann. Parallelbetrieb der Altsysteme zur Absicherung. Kein Risiko, trotzdem schnell.
Die Komplexität war extrem. Aber das Vorgehen funktioniert genauso für 5.000 Artikel und ein Lager. Die Reihenfolge ist immer dieselbe, der Umfang skaliert mit deinem Geschäft.
Ähnliches Projekt im Kopf?
Im Erstgespräch klären wir, in welcher Reihenfolge wir bei dir starten würden. 30 Minuten, kein Pitch.